Wie QR-Rechnungen in Saldio automatisch verarbeitet werden
Von der Lieferantenrechnung zur Zahlung: wie Saldio QR-Rechnungen erkennt, Zahlungsdaten übernimmt und die Buchhaltung vorbereitet.
Seit der Einführung der QR-Rechnung in der Schweiz hat sich der Zahlungsverkehr stark verändert. Trotzdem arbeiten viele KMU noch immer mit manuellen Abläufen bei der Verarbeitung von Eingangsrechnungen und Zahlungen.
Dabei liegt genau hier enormes Automatisierungspotenzial.
Der typische Ablauf heute
In vielen Unternehmen läuft die Verarbeitung einer Lieferantenrechnung noch ähnlich ab:
- Rechnung per Post oder E-Mail erhalten
- QR-Code manuell im E-Banking scannen
- Zahlungsinformationen kontrollieren
- Zahlung auslösen
- Rechnung manuell als bezahlt markieren
- Buchung in der Buchhaltung erfassen
- Beleg digital oder physisch ablegen
Gerade bei mehreren Rechnungen pro Woche entsteht dadurch viel administrativer Aufwand.
Wo die Probleme entstehen
Besonders häufig treten folgende Herausforderungen auf:
- doppelte Datenerfassung
- falsche Beträge oder Referenzen
- vergessene Zahlungen
- fehlende Transparenz
- aufwendige Abstimmungen
- Medienbrüche zwischen Banking und Buchhaltung
Zusätzlich fehlt oft eine zentrale Übersicht über:
- offene Lieferantenrechnungen
- bereits bezahlte Rechnungen
- Fälligkeiten
- Liquidität
Wie moderne Software QR-Rechnungen verarbeitet
Moderne Business-Software kann viele dieser Schritte automatisieren.
Der Ablauf sieht dann beispielsweise so aus:
1. Rechnung importieren
Die QR-Rechnung wird:
- per PDF hochgeladen
- per Drag & Drop importiert
- oder automatisch aus einem E-Mail erkannt
Die Zahlungsinformationen werden direkt aus dem QR-Code gelesen.
2. Automatische Erkennung
Folgende Informationen können automatisch übernommen werden:
- Lieferant
- Betrag
- IBAN
- Referenznummer
- Rechnungsdatum
- Fälligkeit
- MWST-Betrag
Dadurch entfällt die manuelle Erfassung.
3. Zahlungsfreigabe
Die Rechnung erscheint anschliessend in einer zentralen Übersicht offener Zahlungen.
Der Benutzer kann:
- Zahlungen prüfen
- freigeben
- terminieren
- gesammelt ausführen
4. Banking-Anbindung
Über ISO-20022-Dateien wie pain.001 oder direkte Bankanbindungen können Zahlungen elektronisch übermittelt werden.
Nach der Verarbeitung liefert die Bank Rückmeldungen via CAMT-Dateien.
Dadurch erkennt das System automatisch:
- welche Rechnung bezahlt wurde
- wann die Zahlung erfolgte
- welcher Betrag verbucht wurde
5. Automatische Buchung
Nach erfolgreicher Zahlung kann die Buchhaltung automatisch erstellt werden.
Beispielsweise:
| Buchung | Soll | Haben |
|---|---|---|
| Lieferantenrechnung | Aufwand | Kreditor |
| Zahlung | Kreditor | Bank |
Das reduziert den manuellen Aufwand massiv.
Vorteile für Schweizer KMU
Die Automatisierung von QR-Rechnungen bringt mehrere Vorteile:
| Vorteil | Nutzen |
|---|---|
| weniger Erfassung | Zeitersparnis |
| weniger Fehler | höhere Qualität |
| schnellere Prozesse | bessere Übersicht |
| zentrale Ablage | einfachere Suche |
| aktueller Zahlungsstatus | bessere Liquiditätskontrolle |
| integrierte Buchhaltung | weniger Medienbrüche |
Warum gerade kleine Unternehmen profitieren
Kleine Unternehmen haben oft:
- keine eigene Buchhaltungsabteilung
- wenig administrative Ressourcen
- hohen Zeitdruck im Tagesgeschäft
Gerade deshalb lohnt sich Automatisierung besonders stark.
Bereits wenige eingesparte Minuten pro Rechnung summieren sich über Monate zu vielen Arbeitsstunden.
Der Ansatz von Saldio
Saldio verbindet:
- Rechnungsverarbeitung
- Banking
- Zahlungen
- Buchhaltung
- Dokumentenablage
in einem zentralen System.
Das Ziel:
- weniger Administration
- weniger manuelle Arbeiten
- bessere Übersicht
- einfachere Prozesse
Fazit
QR-Rechnungen bieten weit mehr Potenzial als nur einfaches Bezahlen.
Erst durch die Verbindung von:
- Rechnung
- Zahlung
- Banking
- Buchhaltung
entsteht ein durchgängiger digitaler Prozess.
Genau darin liegt die Zukunft moderner KMU-Software.
Vom Auftrag bis zum Saldo.